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Was ist eine PDF Datei? – Aufklärung

  • by Anatoli Bauer

Eine PDF-Datei ist ein portables Dokumentenformat, welches 1993 von Adobe auf den Markt gebracht wurde. Hierdurch sollte ein Dateiformat zur Verfügung gestellt werden, welches ganz unabhängig von Betriebssystem, Hardware oder Erstellerprogramm genutzt werden kann. Ermöglicht wurde das durch eine offene Spezifikation und einen freien Viewer. Lediglich die Bearbeitungsprogramme, die bei der Bearbeitung einer Diät benötigt werden, waren kostenpflichtig.

Was ist PDF?

PDF ist die Abkürzung für Portable Document Format. Es handelt sich um ein einfaches plattformunabhängiges Dateiformat. Ein großer Vorteil ist, dass sich PDF-Dokumente auf jedem Computer oder Laptop öffnen lassen. Aus diesem Grund hat sich das Format als feste Größe durchgesetzt. Je nach Bedarf kann ein PDF-Dokument aus Bildern und Texten hergestellt werden. Das Layout bleibt bei der Umwandlung beibehalten, welches bei der Erstellung des Dokumentes verwendet wurde. Das hat zur Folge, dass das Dokument auf jedem Endgerät gleich aussieht. Nicht nur Privatpersonen, sondern auch Unternehmen und Behörden verschicken Unterlagen gerne als PDF-Datei per E-Mail. Zum Öffnen eines PDF-Dokumentes wird ein Programm wie beispielsweise der Adobe Acrobat Reader benötigt.

Welche Vorteile bietet das PDF-Format?

Eines der größten Vorteile von PDF-Dateien ist die Übertragbarkeit. Ganz unabhängig davon, welches Betriebssystem oder Gerät verwendet wird, bleibt das Layout immer im Original-Zustand. Das betrifft nicht nur die Bilder, sondern auch die Schriftarten. Es macht bei einer PDF-Datei keinen Unterschied, mit welchem Programm die Datei erstellt wurde. Das Ergebnis ist überall gleich. PDF gehört heute zu den beliebtesten Formaten. Die Dateien können mit einem individuellen Passwort geschützt werden. Der Ersteller kann selbst entscheiden, ob eine Datei geöffnet, gedruckt oder bearbeitet werden darf. Somit behält man immer die Kontrolle über die eigene Datei. Sämtliche Informationen können optimal geschützt werden.

Ein flexibles Format

Viele Internetnutzer sind mit dem PDF-Format vertraut. Sie wissen, wie man eine Office-Datei in eine PDF-Datei umwandeln kann. Die meisten Nutzer wissen aber nicht, dass das Format noch viel mehr zu bieten hat. Zum Erstellen und Gestalten einer Datei sollte der Original PDF Creator verwendet werden. Es kann zum Beispiel vorab gewählt werden, wo eine Datei automatisch gespeichert werden soll. Zusätzlich kann festgelegt werden, an welche E-Mailadresse sie versendet werden kann. Mithilfe von Platzhaltern, den sogenannten Tokens können bestimmte Werte genau definiert werden. Es ist beispielsweise möglich, den Benutzernamen, das aktuelle Datum oder einen Zähler zu integrieren. Der Zähler erhöht sich immer automatisch, wenn ein Druckvorgang gestartet wurde. Das kann beispielsweise besonders hilfreich sein, wenn Dokumente der gleichen Art gedruckt werden sollen. Mithilfe des PDF Creators ist es möglich, dass mehrere PDFs gekoppelt werden. Die Reihenfolge kann jederzeit geändert werden.

PDF Dateien können mit einer Signatur vorbereitet und verschickt werden. Hierfür kann der PDF Architect genutzt werden. Er erlaubt jedem Nutzer auch die Überwachung des Status. Eine elektronische Signatur ist rechtlich bindend und hat im geschäftlichen Bereich die gleiche Gültigkeit, wie eine Signatur auf einem Dokument in Papierform. Das PDF-Format ist wesentlich flexibler, als man auf den ersten Blick erkennen kann. Die Datei kann genauso einfach bearbeitet werden, wie ein klassisches Word Dokument. Hierfür steht das PDF Bearbeitungs-Tool wie PDF Architect zur Verfügung. Um eine Word Datei in PDF umzuwandeln, muss einfach nur auf „Datei“ und „Speichern unter“ geklickt werden. Hier kann der Dateityp PDF ausgewählt sowie ein Dateiname und Speicherort festgelegt werden. Schon steht das Word Dokument im PDF Format zur Verfügung.

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